Тайм менеджмент для життя і роботи. Як керувати своїм часом, не вигоріти і навчитись делегувати задачі

Привіт! Мене звати Руслан, я програміст в Pingle Game Studio. А ще я — музикант-мультиінструменталіст, вокаліст, волонтер, продюсер, ролевик, ютубер та засновник першої української спільноти по Splatoon. Люблю відпочивати з друзями, відвідую виставки, театри, концерти, джеми та, звичайно ж, обожнюю відеоігри.

За свої 25 років я пройшов чимало важливих життєвих майлстоунів. І щиро вірю, що не зміг би досягти цього без чіткого управління власним часом. У цій статті я хотів би поділитися досвідом в управлінні своїм часом, який напрацьовував протягом останніх десяти років. Сподіваюся, вам буде цікаво та корисно!

Для чого планувати

Найважливіший ресурс, який ми маємо — це час. Якщо взяти середню тривалість життя в Україні, отримаємо таку картину:

У 2020 році середня тривалість життя чоловіків становила 66,4 року, а жінок — 76,2 року. У 2023 році, через війну, показники знизились: 57,3 року для чоловіків та 70,9 — для жінок.

Візьмемо довоєнну статистику для прикладу: чоловік, що живе в середньому 66 років.

• Перші 6 років — дитинство (дитячий садок, базова соціалізація).
• Далі — 11 років школи, де ми ще тільки формуємо світогляд.

Разом: 6 + 11 = 17 років, які складно вважати повноцінним часом для самореалізації.

66 — 17 = 49 років потенційного активного життя.

Але й це не все. З віком енергії стає менше, і пріоритети змінюються. Припустимо, що з 55 років вже складніше активно розвиватися професійно — більше уваги йде на сім’ю, здоров’я, відпочинок.

Отже 55 — 17 = 38 років найбільш продуктивного часу для реалізації себе.

Виглядає, наче часу в цілому достатньо. Але скільки це насправді?

1 рік = 365 днів
1 день = 24 години

Сміливо віднімаємо:

• 8 годин на сон
• 2 години на побутові справи (їжа, гігієна, дорога)

Залишається: 14 годин активного часу на день

14 год × 7 днів = 98 годин на тиждень.

Тепер врахуємо стандартну роботу:

5 днів по 9 годин (включно з обідом/дорогою) = 45 годин/тиждень.

98 — 45 = 53 години на тиждень — це час, який людина реально може витратити на власні цілі (саморозвиток, творчість, бізнес, спорт тощо).

У році приблизно 52 тижні:

53 × 52 = 2756 годин/рік. Це приблизно 2756 / 24 = 114,8 ≈ 115 повних днів на рік.

Повернемося до наших 38 років:

38 × 115 = 4370 днів ефективного часу на життя.

4370 / 365 = ~12 років чистого, активного, «свідомого» часу.

Тобто навіть із 38 років потенційно продуктивного життя, ми маємо лише 12 років, коли справді можемо повноцінно вкладатися у свої мрії та цілі.

У сучасному світі люди часто витрачають свій найцінніший ресурс на незначні речі. Більшість часу йде на те, чим ми навіть не хочемо займатися. І, як у будь-якій справі, щоб робити щось ефективно, потрібно вимірювати.

Якщо людина хоче схуднути, вона вимірює свою вагу і кількість калорій, які споживає та витрачає. Якщо хоче заощадити гроші — фіксує витрати. Час — не виняток.

Якщо ви не хочете марнувати свій час, ефективним методом буде вимірювання витраченого часу і планування майбутніх витрат часу. Це допомагає в засвоєнні нових навичок, дає розуміння, коли і що можна робити, не заважаючи довгостроковим планам.

Важливі моменти під час планування

Плани можуть змінюватися — і це нормально. Завжди будуть форс-мажори, з’являтимуться нові пріоритети або ситуації, коли ви банально не зможете щось зробити — через моральний чи фізичний стан.

І саме тут проявляється одна з найпотужніших переваг планування: гнучкість. Ви завжди можете перенести свої плани й перерозподілити їх так, щоб звільнити певний день, не зашкодивши загальному курсу.

Крім того, вічно відкладати справи стає незручно. Бо потрібно вручну реорганізовувати плани, пересувати задачі, щоразу зустрічаючись із нагадуванням про те, що ви ще не виконали власну обіцянку перед собою.

Роль гарного відпочинку

З власного досвіду рекомендую завжди залишати собі час на відпочинок. Моральний та фізичний стан — це головний рушій натхнення та мотивації.

Коли є моральне чи фізичне виснаження, плани завжди будуть змінюватись або скасовуватись. Тож важливо піклуватися про здоров’я і завжди мати віконця в графіку для відпочинку.

Як НЕ треба планувати

Мікроменеджмент — ворог ефективного планування. Не варто планувати мікрозадачі на кшталт «дістати каструлю», «налити воду», «ввімкнути плиту». Це, звісно, гіпербола, але суть така: надмірна деталізація виснажує. Зрештою ви зненавидите сам процес планування.

Об’єднуйте дрібні задачі у більші. А щоб нічого не забути — використовуйте чек-листи.

Якщо щось займає менше ніж пів години — краще виконати це одразу й забути. У мене були моменти, коли задача на пів годинки виконувалась через місяць після дедлайну — через пріоритизацію та несподівані справи. Хоча міг зробити одразу й забути.

Розділяйте глобальні задачі. Макроменеджмент і стратегія — це добре. Але стратегія без конкретики теж шкодить ефективності. Якщо не буде чіткої задачі на день, виконання може сильно затягнутися.

Не тільки про роботу

Коли чуємо слово «задача» — часто думаємо про роботу. Але в даному випадку це не так.
Задача може бути сформульована як «фан-тайм у Discord» або «вечірка з друзями».

Планування — це не про офіс. Це про життя. Про те, щоб встигати більше і жити свідомо.

Інструменти, що мені допомагають

Google Calendar — цифровий розклад

Старий добрий Google Calendar — мій супутник по життю вже 10 років. Саме завдяки йому багато хто небезпідставно вважає, що я «живу за розкладом».

Він наочно демонструє всі заплановані мною події та завдання на тиждень вперед. Також дає чітке розуміння, коли я можу планувати нові івенти, не жертвуючи довгостроковими цілями.

Що мені дає Google Calendar:

• Візуалізація тижня: бачу все, як на долоні — зустрічі, івенти, робочі блоки, відпочинок.
• Чіткі дедлайни, які відстежуються в реальному часі. Це дає розуміння, скільки я реально можу встигнути, не переоцінюючи власні сили.
• Нагадування та інтеграції: сповіщення приходять на телефон, годинник і навіть у браузер. Багато сервісів мають вбудовану інтеграцію з календарем — за допомогою однієї кнопки можна додати подію з локацією, посиланнями й описом.
• Кастомізація: можна фарбувати івенти, заняття, зустрічі й онлайн-міти в різні кольори — для швидкої орієнтації в графіку.

Any.do — цифровий список справ

Any.do допомагає не забувати про важливі речі, які потребують уваги. Усі дрібні або середні задачі, не прив’язані до конкретного часу, але важливі — я фіксую тут.

Кожна задача може мати термін виконання. Якщо щось не зробив — додаток нагадає. Є також інтеграція з Google Calendar!

Trello — візуальний менеджмент великих задач

Іноді в житті не вистачає аналога Jira, щоб розбити велику задачу на менші й поетапно рухатись до результату. Trello — віртуальна дошка зі стікерами та колонками.

Як працює:

• Створюєш дошку з колонками («To Do», «In Progress», «Done»).
• Додаєш стікери — кожен з них є підзадачею великої цілі.
• Перетягуєш між колонками, відстежуючи прогрес.

Окрім зручного менеджменту домашніх проєктів, Trello дозволяє побачити пройдену дистанцію і мотивує рухатись далі.

OneNote — онлайн-блокнотик

Мій персональний нескінченний діджитал-блокнот для раптових ідей. Якісь рядки для майбутньої пісні, мотивчик, чорнова документація для пет-проєкту — все сюди.

Переваги:

• Завжди під рукою. Ідеї прилітають раптово, а зникають — ще швидше.
• Синхронізація: записи можна відкривати й редагувати на будь-якому пристрої.
• Не один блокнот: можна створити багато блокнотів і сторінок — буквально власна бібліотека.
• Свобода запису: можна друкувати, писати від руки стилусом, малювати, диктувати, прикріпляти фото чи аудіо.

Мастхев для творчих людей. Якщо не OneNote, то його аналог. Ідеї мають бути зафіксовані, поки не зникли серед нейронних сигналів.

Miro — віртуальна дошка

У мене вдома завжди є вайтборд, де можна щось планувати чи декомпозувати. Але я не завжди вдома.

Miro — дуже зручний інструмент для майндмапів і флоучартів. Я використовую його здебільшого для творчих процесів та асоціативних схем, але й для планування він теж має купу корисних функцій.

Блокнот і ручка — олдскул, який працює

Попри діджиталізацію, іноді немає нічого ефективнішого за звичайний блокнот. Ідеї, думки, тези — все ллється легше, коли пишеш від руки.

Коли використовую:

• На зустрічах — щоб швидко занотувати важливе.
• Для брейнштормів — легше бачити зв’язки й візуально структурувати ідеї.
• Під час роботи — щоб швидко накидати архітектуру або відобразити систему.

Плюс — папір не присилає сповіщень. Це дозволяє сфокусуватись.

Від теорії до конкретики

Основні моменти проговорили. Тепер розглянемо конкретні поради щодо розподілу часу.

Work-Life Balance

Особливості роботи в ІТ-сфері накладають певні обмеження на використання часу. Робота 5/9 забирає значну частину життя, тож найважливішим для мене було перетворити хобі на роботу.

Коли людині подобається те, над чим вона працює, це знижує загальне навантаження і фрустрацію, що напряму впливає на швидкість виконання задач.

Важливо адекватно оцінювати час, необхідний для якісного виконання задачі, враховуючи всі можливі ризики. Також — мінімізувати відволікаючі фактори. Соцмережі, месенджери — усе, що не стосується роботи, краще вимкнути або хоча б зам’ютити.

Мені особисто дуже допомагає музика. Щодня, сідаючи за роботу, я запускаю свій плейлист у навушниках і занурююсь у потік. Усі думки концентруються в одному місці, і я не відволікаюсь.

Особливо допомагає щось веселе та енергійне — воно тримає вищу концентрацію, пришвидшує ритм, підтримує мозок у тонусі.

Мультитаскінг — міф

Неодноразово доведено, що людина в моменті концентрується лише на одній справі. Коли намагаєтесь робити декілька речей одночасно — ви насправді швидко перемикаєтесь між ними. І це знижує ефективність.

Сидячи на мітингу, ви можете або брати активну участь у дискусії, або вирішувати іншу задачу. Якщо намагаєтесь поєднувати — не будете повністю залучені, не запропонуєте рішення, не дочуєте колег, не закриєте свою задачу. Слухати навчальні курси на фоні — теж неефективно. Матеріал засвоюється гірше.

Розуміння шкідливості мультизадачності підвищує ефективність і економить купу часу, який зазвичай втрачається на постійні відволікання.

Як виділяти час на власні проєкти

По-перше — необхідно мати осяжний план на найближчі тижні. Інакше все зводиться до:

• «ай, добре, потім якось зроблю»;
• «ой, забув»;
• «я там щось хотів... зроблю частинку, а решта — потім».

Декомпозицією глобальних задач не варто нехтувати. Саме короткострокові, чітко сформульовані цілі ведуть до реального прогресу.

По-друге — важливо тримати свій емоційний стан і «дружити з кукухою». На власні проєкти потрібні час, енергія й настрій. А це означає — не можна допускати вигорання.

Жодних перепрацювань. Те, що не встиг зробити ввечері, краще доробити зранку — на свіжу голову і в робочий час.
Не варто сидіти додаткові години ціною власного ресурсу. Інакше — накопичувальна втома, яка з’їдає мотивацію.

Чим більше ви кранчуєте — тим більше втомлюєтесь. А чим більше втомлюєтесь — тим більше кранчів буде у майбутньому, бо не встигли щось зробити раніше. Це порочне коло.

Воно може призвести не тільки до зриву ваших проєктів, а й до зниження якості життя — із відчуттям нескінченної «щурячої гонки в бетонних джунглях». А ще — до падіння ефективності до дуже сумних показників.

Вам воно точно не треба.

Тож, виходячи з офісу або завершуючи робочий день на ремоуті — абстрагуйтесь. Звільняйте ресурс на свої справи.
І, звісно ж, не забувайте ходити у відпустки!

Розвиток навичок. Досвід минулого — твоя сила

У своїй книзі «Генії та аутсайдери. Чому одним все, а іншим — нічого?» Малкольм Гладуелл неодноразово посилається на «правило 10 000 годин», стверджуючи, що ключ до досягнення справжньої майстерності в будь-якій навичці — це просто практикувати її щонайменше 10 000 годин.

Але це не обов’язково має бути настільки довго. У сучасному світі ми маємо безліч можливостей прискорити навчання, переймаючи досвід старших поколінь.

Існує багато книжок від досвідчених людей у будь-якій сфері, які охоче діляться своїм багаторічним досвідом. І все це — за кілька тижнів читання. Також є якісні курси — як платні, так і безкоштовні.

У мене були випадки, коли я приходив на офлайн-курс після довгого безкоштовного навчання на YouTube — і в результаті знав більше, ніж викладач.

Інтернет — надпотужний інструмент. Є курси від найкращих фахівців світу, відео, книги, статті, навіть безкоштовні університетські програми з MIT чи Stanford. Головне — вміти знайти, перевірити й використати.

Музика як частина життя

Я люблю музику. Я граю на гітарі, на басу, на клавішах, на укулеле, на хенд-драмі, трохи на скрипці — і до всього цього ще й співаю.

Попри все це, я не прагну стати «справжнім майстром» кожного інструмента. Мені достатньо базового розуміння й кайфу від процесу.

Для музикантів, які це читають, маю лайфхак: виділіть час на теорію музики. Це зекономить вам роки гри по табах і відкриє нові горизонти мислення та імпровізації — на будь-якому інструменті. Я, на жаль, прийшов до цього пізно. Але радий, що хоч прийшов.

Щоб підтримувати навички, всі інструменти в мене стоять на підставках і завжди готові до гри. Проходжу повз — беру щось до рук і просто імпровізую. Це тримає в тонусі пальці, мозок і часто народжує нові ідеї для майбутніх музичних проєктів.

Окрім практики «між справами», я ще ходжу на різні заняття — частіше групові. І це ще один плюс: окрім розвитку навичок, я отримую соціалізацію та заряд енергії від класних людей, які горять тим, що роблять. Що ще треба від життя?

Делегація задач — ключ до успіху

За своє життя я неодноразово був організатором івентів та тематичних спільнот. І один із найважливіших уроків, який виніс: якщо вся спільнота тримається лише на тобі — вона розвалиться, щойно ти трохи послабиш хватку. Це неминуче.

Бо ресурси людини — не нескінченні. І якщо тебе стає менше, а підхопити нема кому — процес просто зупиняється.

І саме тут на сцену виходить делегація. Довіра до інших людей — критично важлива. Якщо в спільноти є міцна ідея та чітка структура, завжди знайдеться хтось, хто підтримає. Хто має енергію, бажання і готовність взяти на себе частину відповідальності.

Так поступово спільнота стає автономною, а отже — життєздатною. У моєму досвіді були випадки, коли я повністю передавав керування людям, які були максимально вмотивовані продовжувати розвиток. І знаєте що? Воно працювало. Часто — навіть краще, ніж коли я сам усе тягнув.

Важливо: мова не тільки про команди чи спільноти. Делегування — це також спосіб пришвидшити власний прогрес.

Є задачі, які займають купу часу, забирають сили, але не приносять задоволення чи результату без років навчання.
То навіщо витрачати на них життя, якщо можна:

• передати іншій людині;
• віддати на аутсорс;
• скористатись готовим рішенням.

І тут не обов’язково замовляти щось у фрилансера. Можна знайти шаблон, купити плагін, використати вже зроблене.

Зекономлений час — це інвестиція в щось важливіше.

Проста формула:

Чим менше ви витрачаєте часу на те, що вас виснажує — тим більше залишається на те, що надихає. Звучить банально — але це правда. І шляхів економити час — не менше, ніж економити гроші чи сили. Просто треба вчасно вчитись відпускати контроль і дозволяти собі не бути «людиною-оркестром» 24/7.

Бо врешті-решт: ви не повинні тягнути все самі, щоб вважати себе успішними. Навпаки — вміння залучити інших, делегувати, довірити — це й є зрілість. Це ключ до того, щоб ваші ідеї жили довше за ваші сили.

Висновок

Сподіваюся, було цікаво та корисно почитати. Це виключно мій суб’єктивний досвід.

Але саме перехід на більш структурований підхід до життя привів мене туди, куди я завжди мріяв прийти. І тепер я ставлю перед собою нові цілі та мрії — і бажаю кожному та кожній скорішого досягнення своїх.

І не забувайте кайфувати від життя — як би там не було. Врешті-решт, часу в нас не так уже й багато...

Підписуйтеся на Telegram-канал @gamedev_dou, щоб не пропустити найважливіші статті і новини