Як залучити співробітників до благодійного івенту та передати фонду 2,8 мільйона допомоги

Привіт, мене звати Валерія Мамай, я Event Manager у Plarium. Разом із колегами з команди Employer Brand Юлією Михайленко та Катериною Кондрашовою ми поділимося досвідом, як трансформували щорічну ініціативу «Місія: Різдво» в онлайн та залучили співробітників із різних міст та країн.

Сьогодні роботодавці можуть ставати не лише донорами коштів, але й ефективними посередниками між співробітниками та фондами, примножуючи надану допомогу. На прикладі нашої акції ми також поділимося порадами, які допоможуть організувати подібні ініціативи у своїй компанії.

Під час «Місії: Різдво» 2024 року співробітники зібрали рекордні для нас 1 447 368 гривень, а компанія подвоїла цю суму та передала фонду «Діти Героїв» 2,8 мільйони гривень. Завдяки цьому 482 дитини отримали зимові набори одягу та взуття.

«Місія: Різдво»: як проходила акція

Ми проводимо «Місію: Різдво» у Plarium уже понад 10 років. До 2022 року її метою була підтримка дітей з інтернатів Харківської області. Тоді кожен співробітник міг обирати, для кого він стане Таємним Сантою, та самостійно готував індивідуальний подарунок, який ми потім передавали дитині.

Як проходила «Місія: Різдво — 2022» в офлайн-форматі

З повномасштабним вторгненням ми остаточно перейшли на віддалену роботу і відкрили офіс у Польщі, тож збирати індивідуальні подарунки стало неможливо. Тому ми вирішили змінити формат так, аби кожен міг долучитися до традиційної акції незалежно від свого місцеперебування.

Тоді ми приєдналися до ініціативи фонду «Діти Героїв» і взяли участь у проєкті «Тепло дітям», щоб допомогти дітям, що втратили одного чи обох батьків унаслідок російського вторгнення в Україну. До збору в 2024 році долучилися 343 співробітника — майже третина компанії.

Як залучали співробітників до оновленого формату

Створили лендинг, щоб залучити колег із різних країн

У співпраці з фондом ми створили лендинг у форматі онлайн-магазину, на якому можна було ознайомитися з деталями акції та придбати подарункові сертифікати на теплий одяг для дітей. Завдяки цьому акція в онлайн-форматі стала доступною всім співробітникам, незалежно від локації.

Спочатку планували простий формат, без розроблення сайту, але під час обговорень з’ясували, що можемо створити окремий лендинг на базі сайту фонду. Завдяки цьому співробітникам буде простіше долучитися до збору.

Фонд взяв на себе технічну частину, а ми — концепт, контент і дизайн. У результаті отримали гнучкий сайт з елементами гейміфікації: лічильниками прогресу та кількості учасників, які нагадували про командну роботу задля доброї справи. Лендинг зробили двома мовами — українською та англійською, таким чином участь змогли взяти і англомовні колеги.

Частинку гейміфікації залишили й для офлайну. Усі, хто взяли участь в акції, отримували символічний подарунок: значок із маленьким Чарівничком, символом «Місії: Різдво».

Запустили рекламну кампанію, щоб пояснити зміни

Формат заходу змінився, і ми дуже переживали, як його сприймуть і зрозуміють співробітники. Щоб пояснити зміни та залучити колег до участі, ми створили цілу рекламну кампанію на внутрішньому порталі. Запустили серію тематичних дописів і відео, де розповідали про оновлений формат, його причини та цінності акції.

Зміцнили довіру до фонду

Ми ретельно перевіряємо кожен фонд, із яким працюємо: від звітів до особистих зустрічей та спостережень. Це дає нам змогу особисто переконатися в надійності фонду, а співробітникам — довіряти процесу.

У першому дописі про акцію ми одразу зазначили для співробітників, чому проводимо «Місію: Різдво» саме з цим фондом, чим він займається та кому допомагає. Детальна інформація та наша впевненість стала важливою для всієї команди, адже коли ми ручаємося за фонд, співробітникам легше приймати рішення про участь.

Щоб надати ще більшої прозорості, ми організували онлайн-зустріч із представницею фонду, аби всі охочі могли поставити запитання. Однак у ній не виникло потреби — до зустрічі ніхто не доєднався. Співробітники вже отримали вичерпну інформацію раніше, тож сумнівів щодо вибору фонду не залишилося.

Запропонували широкий вибір внесків, щоб кожен міг обрати зручний формат допомоги

Співробітникам були доступні різні варіанти сертифікатів: на повний комплект одягу, що включав шапку, шарф, куртку та взуття, або одну чи декілька позицій — наприклад, шапку та шарф. Таким чином кожен міг зробити доступний для себе внесок.

Також ми одразу зазначали, що кожна гривня буде помножена компанією — це слугувало додатковою мотивацією для співробітників.

Врахували сезонні фактори та свята

Щоб діти отримали зимовий одяг ще до сильних холодів, акцію розпочали на початку листопада 2024 року. Це дало співробітникам можливість долучитися до збору коштів до передсвяткових витрат і сезону новорічних відпусток.

Такий підхід спрацював: уже з перших тижнів активність була високою, тож мету збору вдалося не тільки досягти, а й перевиконати.

Повернули акції тепло, персоналізувавши допомогу

Особисто збирати подарунки для дітей було доброю та очікуваною традицією у нашій компанії. Коли ми вперше перевели формат в онлайн, подарунки не були персоналізованими: учасники отримували лише загальний фотозвіт та могли додати до сертифіката привітання, не знаючи, хто саме з дітей його отримає.

Тоді ми проаналізували відгуки й зрозуміли, що колегам не вистачає зв’язку з конкретною дитиною. Тож наступного року ми додали можливість ознайомитися з історіями дітей. Зробивши донат на повний набір одягу, співробітник міг обрати конкретного отримувача сертифіката та написати особисте привітання.

Багато колег обирали купити повні набори одягу одразу кільком дітям, особливо, якщо вони були з однієї родини.

Залучили тимлідів для кращої промоції в командах

Коли вперше перевели акцію в онлайн-формат, збір коштів просувався повільніше, ніж ми очікували. Ми помітили, що здебільшого долучалися ті, хто вже брав участь у попередніх роках. Тому, щоб долучити більше колег, ми звернулися до тимлідів компанії, аби розповісти їм детальніше про формат та заручитися їх підтримкою.

Якщо тимліди емоційно включені в історію, то можуть щиро залучити до неї людей, адже ніхто краще за безпосереднього керівника не знає свою команду. Вони розуміють, як і з ким поговорити, кому можна запропонувати долучитися, а кому це буде геть не на часі. Наприклад, дехто з тимлідів пропонував збирати подарунки всією командою.

І це чудово спрацювало: після цього вдалося закрити збір! Такий підхід допоміг нам залучити до акції і новачків у компанії. Комунікація через безпосередніх керівників дуже ефективна, і це один із найкращих «ключів» до успіху збору.

Створили інсталяції, щоб привернути увагу до акції в офісах

Офіси залишилися важливою частиною проведення акції: там створили тематичні інсталяції з QR-кодами та історіями дітей. Прогрес акції також постійно оновлювався на екранах в офісах. Це працювало на обʼєднання та давало можливість відчувати свій вплив на загальний результат.

Працювали з фідбеком, щоб покращити майбутні ініціативи

Після кожної акції ми просимо учасників надати зворотний зв’язок у Google-формі, а також збираємо командну ретроспективу. Це допомагає у плануванні наступних акцій — ми аналізуємо найпоширеніші запити, та продумуємо варіанти, як саме з ними працювати у майбутньому.

Навіть розроблюючи цілковито новий формат, зокрема лендинг, ми ґрунтувались на базі коментарів та їх аналітики за минулі роки. Так ми розуміли, які питання можуть виникнути у співробітників, які пункти для них важливі, і які з них ми можемо реалізувати вже зараз.

У підсумку

Якби нас попросили описати поради для залучення колег до благодійності у кількох тезах, вони звучали б так:

1. Починайте роботу над проєктом із ретельного вивчення запитів співробітників. Наша акція була традицією у компанії, тож ми отримували запитання не лише про дату проведення, а й про можливості участі для тих, хто працює в інших містах.
2. Збирайте та аналізуйте фідбек за акції попередніх років, а не лише торішнього: це допоможе врахувати кращі практики й уникнути повторення помилок.
3. Обирайте фонд відповідно до вашої мети та подбайте про абсолютну прозорість акції: перевірте фонд та ґрунтовно розкажіть про його надійність колегам; дайте відповіді на всі питання щодо акції.
4. Дбайте про доступність події: кожен співробітник має мати змогу легко долучитися до акції, де б не перебував.
5. За можливості, створіть зв’язок «людина — людина». Для більш персоналізованої допомоги можна використовувати особисті листи, історії або ж вигадувати власні формати.
6. Заручайтеся підтримкою безпосередніх лідерів команд: саме так ви зможете забезпечити «індивідуальне залучення» співробітників.

Одна з головних запорук успіху будь-якого благодійного івенту — це емоційна теплота та щирість акції, можливість стати для когось «чарівничком». А помножена на ретельний аналіз зворотного зв’язку та безперервний пошук кращих практик, вона здатна забезпечити результат чи не за будь-яких умов.

Ми з колегами сподіваємось, що цей текст був для вас корисним. Діліться вашим досвідом залучення учасників до благодійних івентів у коментарях, будемо раді поспілкуватися.

Підписуйтеся на Telegram-канал @gamedev_dou, щоб не пропустити найважливіші статті і новини